Conditions d'utilisation

Dernière mise à jour : 7 octobre 2026 · Politique de confidentialité

Ces conditions encadrent l'utilisation de la plateforme Zen Solutions, exploitée par 9572-8093 Québec inc. (« Zen Solutions », « la plateforme », « nous »).

1. Le service

Zen Solutions fournit aux entreprises une plateforme de gestion qui comprend notamment : la prise de rendez-vous en ligne, des assistants conversationnels (clavardage, téléphone, messagerie), des rappels par courriel et par texto, une boutique en ligne, une comptabilité simplifiée et des outils de marketing. La plateforme est exploitée depuis le Québec, au Canada, et est offerte à zen-ai.net.

2. Comptes et admissibilité

Le service s'adresse aux entreprises. Vous devez fournir des renseignements exacts à la création de votre compte et garder vos identifiants confidentiels. Vous êtes responsable des activités effectuées dans votre compte. Nous vous recommandons d'activer la connexion en deux étapes.

3. Connexion de services tiers (dont Google)

Vous pouvez connecter vos propres comptes de services tiers (par exemple Google Agenda et Gmail, Stripe, Meta) pour activer certaines fonctionnalités. Ces connexions passent par les mécanismes d'autorisation officiels de chaque fournisseur et peuvent être révoquées en tout temps depuis votre tableau de bord ou chez le fournisseur. L'utilisation des données Google respecte les exigences « Limited Use » de Google : les données obtenues servent uniquement à fournir des fonctionnalités visibles par l'utilisateur (créer des événements d'agenda, envoyer des courriels transactionnels, traiter les réponses des clients), ne sont pas vendues, ne servent pas à la publicité et ne servent pas à entraîner des modèles d'IA généralisés.

4. Frais et paiement

L'abonnement est facturé selon le forfait convenu. Certains usages (par exemple les textos, les minutes d'appel, le traitement par l'IA) peuvent être facturés en plus selon la consommation réelle. Les frais sont payables d'avance et ne sont pas remboursables, sauf mention contraire par écrit ou lorsque la loi l'exige.

5. Utilisation acceptable

N'utilisez pas la plateforme à des fins illégales, trompeuses ou abusives.
N'envoyez pas de communications non sollicitées (pourriels) avec les outils de la plateforme.
Ne tentez pas de contourner les mécanismes de sécurité ni d'accéder aux données d'autres comptes.

6. Vos données

Les données de votre entreprise et celles de vos clients vous appartiennent. Nous les hébergeons et les traitons pour fournir le service, conformément à notre politique de confidentialité. Une copie de sauvegarde chiffrée de la base de données est faite chaque nuit et conservée 30 jours. À la fermeture de votre compte, sur demande, nous vous remettons une copie de vos données dans un format courant, puis nous les supprimons, sauf ce que la loi nous oblige à conserver ; les copies de sauvegarde s'effacent automatiquement dans les 30 jours.

7. Les renseignements personnels de vos clients

En utilisant la plateforme, vous y conservez des renseignements personnels sur vos clients, vos employés et vos contacts : noms, coordonnées, rendez-vous, messages, transcriptions d'appels, etc. Pour ces renseignements, c'est votre entreprise qui en est responsable envers ces personnes ; Zen Solutions agit pour votre compte, comme fournisseur de services. Nous nous engageons à :

Les utiliser seulement pour vous fournir le service, selon vos instructions et vos réglages, jamais à d'autres fins. Nous ne les vendons pas, ne les utilisons pas pour de la publicité et ne nous en servons pas pour entraîner des modèles d'IA ; les fournisseurs d'IA qui traitent vos conversations s'engagent aussi par contrat à ne pas le faire.
Les garder confidentiels. Seules les personnes que vous autorisez dans votre compte y ont accès. Notre équipe ne les consulte que lorsque vous demandez de l'aide ou l'autorisez expressément, et seulement pour cette demande.
Les protéger par des mesures de sécurité raisonnables, décrites dans notre politique de confidentialité (sections 6 et 8) : connexions chiffrées, mots de passe conservés seulement sous forme hachée, clés d'accès des services que vous reliez chiffrées (AES-256), données séparées par entreprise, sauvegardes chiffrées.
Vous dire qui les traite. Nos fournisseurs (sous-traitants), ce que chacun reçoit et où il se trouve sont listés dans notre politique de confidentialité (section 4) ; la plupart sont à l'extérieur du Québec, surtout aux États-Unis. Chacun ne reçoit que ce dont sa partie du service a besoin. Nous tenons cette liste à jour.
Vous avertir sans délai de tout incident de confidentialité qui touche ces renseignements, avec ce que nous savons, et vous aider à remplir vos propres obligations : évaluer le risque, puis aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées lorsque c'est requis.
Vous aider à répondre aux demandes de vos clients qui veulent consulter, corriger ou faire supprimer leurs renseignements.
Vous les remettre ou les supprimer à la fin du service, comme prévu à la section 6.

De votre côté, vous êtes responsable d'avoir le droit de nous confier ces renseignements : obtenir les consentements requis et informer vos clients, notamment dans votre propre politique de confidentialité, que leurs renseignements peuvent être traités par un fournisseur à l'extérieur du Québec.

8. Disponibilité et soutien

Nous visons une haute disponibilité, mais ne garantissons pas un service ininterrompu. Des interruptions planifiées ou imprévues peuvent survenir. Le soutien est offert par les moyens indiqués sur le site.

9. Limitation de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité totale de Zen Solutions pour tout dommage découlant du service est limitée aux sommes payées pour le service au cours des trois (3) derniers mois. Zen Solutions n'est pas responsable des dommages indirects, des pertes de profits ou des pertes de données.

10. Résiliation

Vous pouvez mettre fin à votre abonnement en tout temps. Nous pouvons suspendre ou fermer un compte en cas de manquement à ces conditions, avec un préavis raisonnable lorsque les circonstances le permettent.

11. Modifications

Nous pouvons modifier ces conditions ; les changements importants sont communiqués par les moyens habituels. L'utilisation continue du service après leur entrée en vigueur vaut acceptation.

12. Loi applicable

Ces conditions sont régies par les lois du Québec et les lois du Canada qui s'y appliquent. Tout litige relève des tribunaux compétents du Québec.

13. Langue

Ces conditions sont offertes en français et en anglais. La version française est la version de référence : en cas de différence, elle prévaut.

14. Nous joindre

Questions sur ces conditions : écrivez-nous. Questions sur vos renseignements personnels ou ceux de vos clients : privacy@zen-solutions.net.

Terms of Service

Last updated: October 7, 2026 · Privacy Policy

These terms govern the use of the Zen Solutions platform, operated by 9572-8093 Québec inc. ("Zen Solutions", "the platform", "we").

1. The service

Zen Solutions provides businesses with a management platform that includes, among other things: online appointment booking, conversational assistants (chat, phone, messaging), email and text reminders, an online store, simplified accounting, and marketing tools. The platform is operated from Quebec, Canada, and is available at zen-ai.net.

2. Accounts and eligibility

The service is intended for businesses. You must provide accurate information when creating your account and keep your credentials confidential. You are responsible for activity carried out under your account. We recommend turning on two-step sign-in.

3. Connecting third-party services (including Google)

You may connect your own third-party service accounts (for example Google Calendar and Gmail, Stripe, Meta) to enable features. These connections are made through each provider's official authorization mechanisms and can be revoked at any time from your dashboard or with the provider. Use of Google data complies with Google's "Limited Use" requirements: data obtained is used solely to provide user-facing features (creating calendar events, sending transactional emails, processing customer replies), is not sold, is not used for advertising, and is not used to train generalized AI models.

4. Fees and payment

The subscription is billed according to the agreed plan. Certain usage (for example text messaging, call minutes, AI processing) may be billed in addition based on actual consumption. Fees are payable in advance and are non-refundable, unless otherwise stated in writing or required by law.

5. Acceptable use

Do not use the platform for illegal, deceptive, or abusive purposes.
Do not send unsolicited communications (spam) through the platform's tools.
Do not attempt to circumvent security mechanisms or access other accounts' data.

6. Your data

Your business and customer data belong to you. We host and process them to provide the service, in accordance with our privacy policy. An encrypted backup of the database is made every night and kept for 30 days. When your account is closed, on request we give you a copy of your data in a common format, then delete it, except what the law requires us to keep; backup copies are erased automatically within 30 days.

7. Your customers' personal information

When you use the platform, you keep personal information about your customers, employees and contacts in it: names, contact details, appointments, messages, call transcripts, and so on. For that information, your business is responsible toward those people; Zen Solutions acts on your behalf, as your service provider. We commit to:

Use it only to provide the service to you, following your instructions and settings, never for any other purpose. We do not sell it, use it for advertising or use it to train AI models; the AI providers that process your conversations are also bound by contract not to.
Keep it confidential. Only the people you authorize in your account can access it. Our team looks at it only when you ask for help or expressly authorize it, and only for that request.
Protect it with reasonable security measures, described in our privacy policy (sections 6 and 8): encrypted connections, passwords stored only as hashes, access keys for the services you connect encrypted (AES-256), data kept separate for each business, encrypted backups.
Tell you who processes it. Our providers (sub-processors), what each one receives and where it is located are listed in our privacy policy (section 4); most are outside Quebec, mainly in the United States. Each receives only what its part of the service needs. We keep that list up to date.
Notify you without delay of any confidentiality incident affecting that information, with what we know, and help you meet your own obligations: assessing the risk, then notifying the Commission d'accès à l'information and the people concerned when required.
Help you answer your customers' requests to access, correct or delete their information.
Return or delete it at the end of the service, as set out in section 6.

For your part, you are responsible for having the right to entrust that information to us: obtaining the required consents and informing your customers, in particular in your own privacy policy, that their information may be processed by a provider outside Quebec.

8. Availability and support

We aim for high availability but do not guarantee uninterrupted service. Planned or unplanned interruptions may occur. Support is provided through the channels indicated on the site.

9. Limitation of liability

To the extent permitted by law, Zen Solutions's total liability for any damages arising from the service is limited to the amounts paid for the service during the last three (3) months. Zen Solutions is not liable for indirect damages, lost profits, or loss of data.

10. Termination

You may end your subscription at any time. We may suspend or terminate an account in the event of a breach of these terms, with reasonable notice where circumstances permit.

11. Changes

We may modify these terms; material changes will be communicated through the usual channels. Continued use of the service after the changes take effect constitutes acceptance.

12. Governing law

These terms are governed by the laws of Quebec and the laws of Canada applicable therein. Any dispute falls under the jurisdiction of the competent courts of Quebec.

13. Language

These terms are offered in French and in English. The French version is the reference version: if the two differ, the French version prevails.

14. Contact us

Questions about these terms: contact us. Questions about your personal information or your customers': privacy@zen-solutions.net.