Conditions d'utilisation

Dernière mise à jour : 7 novembre 2026 · Politique de confidentialité

Ces conditions encadrent l'utilisation de la plateforme Zen Solutions, exploitée par 9572-8093 Québec inc. (« Zen Solutions », « la plateforme », « nous »).

1. Le service

Zen Solutions fournit aux entreprises une plateforme de gestion qui comprend notamment : la prise de rendez-vous en ligne, des assistants conversationnels (clavardage, téléphone, messagerie), des rappels par courriel et par texto, une boutique en ligne, une comptabilité simplifiée et des outils de marketing. La plateforme est exploitée depuis le Québec, au Canada, et est offerte à zen-ai.net.

2. Comptes et admissibilité

Le service s'adresse aux entreprises. Vous devez fournir des renseignements exacts à la création de votre compte et garder vos identifiants confidentiels. Vous êtes responsable des activités effectuées dans votre compte. Nous vous recommandons d'activer la connexion en deux étapes.

3. Connexion de services tiers (dont Google)

Vous pouvez connecter vos propres comptes de services tiers (par exemple Google Agenda et Gmail, Stripe, Meta) pour activer certaines fonctionnalités. Ces connexions passent par les mécanismes d'autorisation officiels de chaque fournisseur et peuvent être révoquées en tout temps depuis votre tableau de bord ou chez le fournisseur. L'utilisation des données Google respecte les exigences « Limited Use » de Google : les données obtenues servent uniquement à fournir des fonctionnalités visibles par l'utilisateur (créer des événements d'agenda, envoyer des courriels transactionnels, traiter les réponses des clients), ne sont pas vendues, ne servent pas à la publicité et ne servent pas à entraîner des modèles d'IA généralisés.

4. Frais et paiement

L'abonnement est facturé d'avance selon le forfait convenu. L'utilisation au-delà de celle que comprend votre forfait (les textos, les minutes d'appel, le traitement par l'IA) se paie toujours d'avance, à même votre solde prépayé, que vous voyez en direct et rechargez vous-même ou automatiquement. Quand l'utilisation incluse du mois est épuisée et que le solde est à 0 $, l'IA et les textos s'arrêtent jusqu'à ce que le solde soit rechargé. Pour l'instant, un espace « Mon agent » (l'inscription libre-service) n'a pas de solde prépayé : pendant son essai gratuit, l'agent se met en pause une fois l'utilisation de l'essai épuisée, à moins que vous en ajoutiez, payée d'avance; après l'essai, l'utilisation au-delà de celle que comprend votre forfait est ajoutée à la facture du mois suivant. L'utilisation que vous avez ajoutée pendant l'essai et pas utilisée n'est jamais perdue : si votre essai devient un forfait, elle y est reportée et paie d'abord cette utilisation, avant la facture. L'utilisation faite pendant l'essai « Mon agent » est payée par l'essai : elle ne compte jamais dans l'utilisation incluse de votre forfait et n'est jamais facturée de nouveau. Si vous mettez fin au service, nous vous remboursons le crédit d'utilisation qui reste, payé d'avance : celui de votre solde prépayé, ce qui reste de l'utilisation reportée de votre essai « Mon agent » ou, si vous annulez un essai « Mon agent », l'utilisation que vous y avez ajoutée et pas utilisée (l'utilisation incluse dans l'essai, gratuite, est utilisée en premier). Si vous demandez une fin immédiate, nous vous remboursons aussi les jours non utilisés du mois en cours, au prorata. Un paiement annuel est remboursable seulement dans les 30 jours qui suivent le paiement (le mois commencé et les frais d'installation sont gardés) ; ensuite, le service continue jusqu'à la fin de l'année payée. Si vous avez signé un contrat de service, il a priorité sur ces conditions en cas de différence.

5. Utilisation acceptable

N'utilisez pas la plateforme à des fins illégales, trompeuses ou abusives.
N'envoyez pas de communications non sollicitées (pourriels) avec les outils de la plateforme.
Ne tentez pas de contourner les mécanismes de sécurité ni d'accéder aux données d'autres comptes.

6. Vos données

Les données de votre entreprise et celles de vos clients vous appartiennent. Nous les hébergeons et les traitons pour fournir le service, conformément à notre politique de confidentialité. Les mots des appels et des conversations sont effacés 400 jours après le dernier message (une ligne courte, sans les mots, reste dans la fiche du client), et le texte des demandes faites au gestionnaire IA, après 12 mois. Une copie de sauvegarde chiffrée de la base de données est faite chaque nuit et conservée 30 jours. À la fermeture de votre compte, sur demande, nous vous remettons une copie de vos données dans un format courant, puis nous les supprimons, sauf ce que la loi nous oblige à conserver ; les copies de sauvegarde s'effacent automatiquement dans les 30 jours.

7. Les renseignements personnels de vos clients

En utilisant la plateforme, vous y conservez des renseignements personnels sur vos clients, vos employés et vos contacts : noms, coordonnées, rendez-vous, messages, transcriptions d'appels, etc. Pour ces renseignements, c'est votre entreprise qui en est responsable envers ces personnes ; Zen Solutions agit pour votre compte, comme fournisseur de services. Nous nous engageons à :

Les utiliser seulement pour vous fournir le service, selon vos instructions et vos réglages, avec une exception que vous pouvez refuser : rendus anonymes et combinés à ceux d'autres clients, ils peuvent nous servir à améliorer nos assistants et nos services (réglage « Aider à améliorer nos assistants avec des données anonymisées et combinées de tous nos clients », dans Réglages › Réglages de l'entreprise › Vos données, activé par défaut; dans un espace « Mon agent » : Paramètres › Vos données). Ce qui vient des services que vous reliez vous-même (votre boîte courriel, votre agenda, vos comptes Google, Microsoft ou Meta) n'en fait jamais partie. Ce qui a déjà été combiné ne peut plus être relié à vous et reste combiné. Nous ne les vendons jamais, ne les utilisons pas pour de la publicité et ne les montrons jamais à un autre client d'une façon qui identifie quelqu'un ; les fournisseurs d'IA qui traitent vos conversations s'engagent par contrat à ne pas s'en servir pour entraîner leurs modèles.
Les garder confidentiels. Seules les personnes que vous autorisez dans votre compte y ont accès. Notre équipe ne les consulte que lorsque vous demandez de l'aide ou l'autorisez expressément, et seulement pour cette demande.
Les protéger par des mesures de sécurité raisonnables, décrites dans notre politique de confidentialité (sections 6 et 8) : connexions chiffrées, mots de passe conservés seulement sous forme hachée, clés d'accès des services que vous reliez chiffrées (AES-256), données séparées par entreprise, sauvegardes chiffrées.
Vous dire qui les traite. Nos fournisseurs (sous-traitants) sont décrits par genre de service, avec ce que chacun reçoit, dans notre politique de confidentialité (section 4) ; leur liste nominative est remise sur demande écrite. La plupart sont à l'extérieur du Québec, surtout aux États-Unis. Chacun ne reçoit que ce dont sa partie du service a besoin. Nous tenons cette liste à jour.
Vous avertir sans délai de tout incident de confidentialité qui touche ces renseignements, avec ce que nous savons, et vous aider à remplir vos propres obligations : évaluer le risque, puis aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées lorsque c'est requis.
Vous aider à répondre aux demandes de vos clients qui veulent consulter, corriger ou faire supprimer leurs renseignements.
Vous les remettre ou les supprimer à la fin du service, comme prévu à la section 6.

De votre côté, vous êtes responsable d'avoir le droit de nous confier ces renseignements : obtenir les consentements requis et informer vos clients, notamment dans votre propre politique de confidentialité, que leurs renseignements peuvent être traités par un fournisseur à l'extérieur du Québec.

8. Disponibilité et soutien

Nous visons une haute disponibilité, mais ne garantissons pas un service ininterrompu. Des interruptions planifiées ou imprévues peuvent survenir. Le soutien est offert par les moyens indiqués sur le site.

L'agent IA répond avec les renseignements que vous lui donnez et que vous validez ; il peut se tromper, mal comprendre un appelant ou ne pas répondre pendant une panne d'un fournisseur. Ses réponses ne sont pas des conseils professionnels, et vos décisions d'affaires restent les vôtres. Il ne prétend jamais être une personne et le dit franchement si on le lui demande. Les appels sont transcrits pour en produire le résumé ; nous n'enregistrons pas les appels et n'en gardons pas l'audio.

9. Limitation de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité totale de Zen Solutions pour tout dommage découlant du service est limitée aux sommes payées pour le service dans les 12 mois qui précèdent la réclamation. Zen Solutions n'est pas responsable des pertes indirectes : profits, contrats ou clients perdus, atteinte à la réputation. Ces limites ne s'appliquent pas à une faute intentionnelle ou lourde, ni à un préjudice corporel ou moral (art. 1474 du Code civil du Québec).

10. Résiliation

Vous pouvez mettre fin à votre abonnement en tout temps, sans pénalité ; la fin prend effet au dernier jour de la période payée, ou tout de suite si vous le demandez, avec les remboursements prévus à la section 4. Nous pouvons suspendre ou fermer un compte en cas de manquement à ces conditions, avec un préavis raisonnable lorsque les circonstances le permettent.

11. Modifications

Nous pouvons modifier ces conditions ; les changements importants sont communiqués par les moyens habituels. L'utilisation continue du service après leur entrée en vigueur vaut acceptation.

12. Loi applicable

Ces conditions sont régies par les lois du Québec et les lois du Canada qui s'y appliquent. Tout litige relève des tribunaux compétents du Québec.

13. Langue

Ces conditions sont offertes en français et en anglais. La version française est la version de référence : en cas de différence, elle prévaut.

14. Nous joindre

Questions sur ces conditions : écrivez-nous. Questions sur vos renseignements personnels ou ceux de vos clients : privacy@zen-solutions.net.

Terms of Service

Last updated: November 7, 2026 · Privacy Policy

These terms govern the use of the Zen Solutions platform, operated by 9572-8093 Québec inc. ("Zen Solutions", "the platform", "we").

1. The service

Zen Solutions provides businesses with a management platform that includes, among other things: online appointment booking, conversational assistants (chat, phone, messaging), email and text reminders, an online store, simplified accounting, and marketing tools. The platform is operated from Quebec, Canada, and is available at zen-ai.net.

2. Accounts and eligibility

The service is intended for businesses. You must provide accurate information when creating your account and keep your credentials confidential. You are responsible for activity carried out under your account. We recommend turning on two-step sign-in.

3. Connecting third-party services (including Google)

You may connect your own third-party service accounts (for example Google Calendar and Gmail, Stripe, Meta) to enable features. These connections are made through each provider's official authorization mechanisms and can be revoked at any time from your dashboard or with the provider. Use of Google data complies with Google's "Limited Use" requirements: data obtained is used solely to provide user-facing features (creating calendar events, sending transactional emails, processing customer replies), is not sold, is not used for advertising, and is not used to train generalized AI models.

4. Fees and payment

The subscription is billed in advance according to the agreed plan. Usage beyond what your plan includes (text messages, call minutes, AI processing) is always paid in advance from your prepaid balance, which you see live and top up yourself or automatically. When the month's included usage is used up and your balance is at $0, the AI and texts stop until the balance is topped up. For now, a « Mon agent » space (the self-serve sign-up) has no prepaid balance: during its free trial, the agent pauses once the trial's usage is used up unless you add more, paid in advance; after the trial, usage beyond what your plan includes is added to the following month's invoice. The usage you added during the trial and did not use is never lost: if your trial becomes a plan, it is carried over to it and pays that usage first, before the invoice. The usage made during the « Mon agent » trial is paid by the trial: it never counts against your plan's included usage and is never billed again. If you end the service, we refund the usage credit left, paid in advance: the credit in your prepaid balance, what is left of the usage carried over from your « Mon agent » trial or, if you cancel a « Mon agent » trial, the usage you added to it and did not use (the usage included in the trial, free, is used first). If you ask for an immediate end, we also refund the unused days of the current month, pro rata. An annual payment is refundable only within 30 days of the payment (the month started and the setup fee are kept); after that, the service continues until the end of the paid year. If you signed a service contract, it prevails over these terms where they differ.

5. Acceptable use

Do not use the platform for illegal, deceptive, or abusive purposes.
Do not send unsolicited communications (spam) through the platform's tools.
Do not attempt to circumvent security mechanisms or access other accounts' data.

6. Your data

Your business and customer data belong to you. We host and process them to provide the service, in accordance with our privacy policy. The words of calls and conversations are deleted 400 days after the last message (a short line without the words stays in the customer's file), and the text of requests made to the AI manager after 12 months. An encrypted backup of the database is made every night and kept for 30 days. When your account is closed, on request we give you a copy of your data in a common format, then delete it, except what the law requires us to keep; backup copies are erased automatically within 30 days.

7. Your customers' personal information

When you use the platform, you keep personal information about your customers, employees and contacts in it: names, contact details, appointments, messages, call transcripts, and so on. For that information, your business is responsible toward those people; Zen Solutions acts on your behalf, as your service provider. We commit to:

Use it only to provide the service to you, following your instructions and settings, with one exception you can refuse: made anonymous and combined with other clients' data, it may be used to improve our assistants and services (the setting “Help improve our assistants with anonymized data combined from all our clients”, in Settings › Business settings › Your data, on by default; in a « Mon agent » space: Settings › Your data). What comes from the services you link yourself (your mailbox, your calendar, your Google, Microsoft or Meta accounts) is never part of it. What was already combined can no longer be linked to you and stays combined. We never sell it, never use it for advertising and never show it to another client in a way that identifies anyone; the AI providers that process your conversations are bound by contract not to use it to train their models.
Keep it confidential. Only the people you authorize in your account can access it. Our team looks at it only when you ask for help or expressly authorize it, and only for that request.
Protect it with reasonable security measures, described in our privacy policy (sections 6 and 8): encrypted connections, passwords stored only as hashes, access keys for the services you connect encrypted (AES-256), data kept separate for each business, encrypted backups.
Tell you who processes it. Our providers (sub-processors) are described by the kind of service, with what each one receives, in our privacy policy (section 4); their list by name is given on written request. Most are outside Quebec, mainly in the United States. Each receives only what its part of the service needs. We keep that list up to date.
Notify you without delay of any confidentiality incident affecting that information, with what we know, and help you meet your own obligations: assessing the risk, then notifying the Commission d'accès à l'information and the people concerned when required.
Help you answer your customers' requests to access, correct or delete their information.
Return or delete it at the end of the service, as set out in section 6.

For your part, you are responsible for having the right to entrust that information to us: obtaining the required consents and informing your customers, in particular in your own privacy policy, that their information may be processed by a provider outside Quebec.

8. Availability and support

We aim for high availability but do not guarantee uninterrupted service. Planned or unplanned interruptions may occur. Support is provided through the channels indicated on the site.

The AI agent answers with the information you give it and approve; it can be wrong, misunderstand a caller, or not answer during a provider outage. Its answers are not professional advice, and your business decisions remain yours. It never claims to be a person and says so plainly when asked. Calls are transcribed to produce their summary; we do not record calls or keep their audio.

9. Limitation of liability

To the extent permitted by law, Zen Solutions's total liability for any damages arising from the service is limited to the amounts paid for the service in the 12 months before the claim. Zen Solutions is not liable for indirect losses: lost profits, contracts or customers, or harm to reputation. These limits do not apply to intentional or gross fault, or to bodily or moral injury (art. 1474 of the Civil Code of Québec).

10. Termination

You may end your subscription at any time, without penalty; it ends on the last day of the period paid, or right away if you ask, with the refunds set out in section 4. We may suspend or terminate an account in the event of a breach of these terms, with reasonable notice where circumstances permit.

11. Changes

We may modify these terms; material changes will be communicated through the usual channels. Continued use of the service after the changes take effect constitutes acceptance.

12. Governing law

These terms are governed by the laws of Quebec and the laws of Canada applicable therein. Any dispute falls under the jurisdiction of the competent courts of Quebec.

13. Language

These terms are offered in French and in English. The French version is the reference version: if the two differ, the French version prevails.

14. Contact us

Questions about these terms: contact us. Questions about your personal information or your customers': privacy@zen-solutions.net.